E-Mail-Kommunikation

E-Mail-Service-Anbieter

  • mailbox.org — Heinlein Support GmbH, Schwedter Str. 8/9B, 10119 Berlin, Deutschland. E-Mail-Hosting-Standort: Deutschland (Berlin). AVV gemäß Art. 28 DSGVO.

Bis April 2026 wurde der E-Mail-Dienst über Amazon Web Services (AWS WorkMail, Standort EU Irland) betrieben. Am 05.04.2026 wurde mailbox.org in Betrieb genommen und der Transfer der Bestands-E-Mails gestartet. Vom 05.04. bis 18.04.2026 liefen beide Anbieter im Parallelbetrieb. Am 09.04.2026 wurde mailbox.org als primärer E-Mail-Server für die Domain neuropraxis-kleinmachnow.de hinterlegt. Die AWS-WorkMail-Konten wurden am 18.04.2026 endgültig gelöscht.

Datenverarbeitung bei E-Mail-Kontakt

Wenn Sie uns per E-Mail kontaktieren, werden folgende Daten verarbeitet:

  • E-Mail-Adresse (Absender und Empfänger)
  • Name (falls angegeben)
  • Betreff und Inhalt der E-Mail
  • Datum und Uhrzeit des E-Mail-Versands
  • Technische Übertragungsdaten (Header-Informationen)

E-Mail-Verschlüsselung und Sicherheit

  • Übertragung: E-Mails werden verschlüsselt übertragen (TLS-Verschlüsselung)
  • Ende-zu-Ende-Verschlüsselung: mailbox.org unterstützt optional PGP- und S/MIME-Verschlüsselung für Ende-zu-Ende-verschlüsselte Kommunikation
  • Speicherung: E-Mails werden verschlüsselt auf Servern in Deutschland gespeichert

Externe Kommunikation: Bei der Kommunikation mit E-Mail-Servern anderer Anbieter können unterschiedliche Sicherheitsstandards zur Anwendung kommen, auf die wir keinen Einfluss haben.

Speicherdauer und Löschkonzept

E-Mails sind ein Kommunikationsmittel, kein Archiv. Medizinisch relevante Inhalte aus E-Mails werden in die Patientenakte überführt und dort gemäß den gesetzlichen Aufbewahrungsfristen aufbewahrt (10 Jahre, § 630f Abs. 3 BGB). Die E-Mail selbst wird nach Übernahme in die Akte nicht zusätzlich aufbewahrt.

Für die Löschung von E-Mails gelten folgende Fristen:

  • Allgemeine Anfragen (Terminanfragen, organisatorische Korrespondenz): Löschung nach Zweckerfüllung, spätestens nach 6 Monaten (Art. 5 Abs. 1 lit. e DSGVO — Grundsatz der Speicherbegrenzung)
  • E-Mails mit medizinischem Inhalt (Befunde, Arztbriefe, Patientenanfragen zu Behandlungen): Relevanter Inhalt wird in die Patientenakte übernommen, die E-Mail wird anschließend gelöscht
  • Geschäftsbriefe mit steuerlicher Relevanz (Rechnungen, Zahlungsbelege): 10 Jahre (§ 147 Abs. 1 Nr. 1 AO, § 257 Abs. 1 Nr. 1 HGB)
  • Sonstige Geschäftsbriefe (allgemeine geschäftliche Korrespondenz ohne Belegcharakter): 6 Jahre (§ 147 Abs. 1 Nr. 2 AO, § 257 Abs. 1 Nr. 2 HGB)

Löschverfahren: Gelöschte E-Mails werden zunächst in den Papierkorb des Postfachs verschoben. Dies dient dem Schutz vor versehentlicher Löschung. Der Papierkorb wird regelmäßig endgültig geleert.

Hinweis: Bitte senden Sie uns keine sensiblen Gesundheitsdaten per unverschlüsselter E-Mail. Besprechen Sie medizinische Anliegen nach Möglichkeit telefonisch oder persönlich in der Praxis.

Rechtsgrundlage E-Mail-Kommunikation

Die Verarbeitung erfolgt auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Vertragserfüllung/vorvertragliche Maßnahmen) oder Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (berechtigtes Interesse an der Kommunikation). Soweit steuer- oder handelsrechtliche Aufbewahrungspflichten bestehen, erfolgt die Speicherung auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO (rechtliche Verpflichtung).